Wie finde ich die richtige Lösung für meinen Betrieb?

Sie gründen eine neue Firma? Sie expandieren in völlig neue Geschäftsfelder, eröffnen Filialen oder erobern neue Märkte im Ausland? Dies sind meist Situationen, in denen neue Software angeschafft und eingeführt werden muss. Manchmal genügt aber auch moderates organisches Wachstum, um die bestehende Software an ihre Grenzen zu bringen. Während die erstgenannten Gründe durchaus annehmbar sein können, ist es bei normalem Wachstum sehr ärgerlich, wenn die administrativen und/oder buchhalterischen Programme gewechselt werden müssen.

Es kann auch externe Faktoren geben, die das Unternehmen zu einer neuen Software zwingen. Oft steht dies dann im Zusammenhang mit dem Hersteller der Software, der nicht mehr in der Lage ist dem technologischen Fortschritt zu folgen, aufgrund seines eigenen Wachstums den Support nicht aufrechterhalten kann oder überhaupt mangels Rendite den Betrieb einstellen muss oder im Falle von Einmannunternehmen seine Selbständigkeit aufgibt oder in Rente geht.

Der Hersteller
Eine entscheidende Weichenstellung ist also bereits die Wahl des Herstellers der Software. Welches sind die Fragen, die es sich lohnt zu stellen:

• Was hat der Hersteller im schweizer Markt für eine Geschichte und was für einen Ruf?
  - Präsenz im Schweizer Markt: Hauptmarkt, Teilmarkt oder Nebenschauplatz?
  - Organisches, kontinuierliches Wachstum oder Acquisitionen und Desinvestitionen?
  - Passt die Unternehmensgrösse zur Anzahl Kunden?
  - Was meinen Kunden und Presse über den Hersteller?
  - Welche Personen stehen hinter dem Unternehmen?
  
  
• Wie haben sich die Lösungen des Herstellers im Laufe der Zeit entwickelt?
  - Innovationskraft: sind die Lösungen auf dem aktuellen technologischen Stand?
  - Funktionsumfang: laufende Weiterentwicklung oder teilweise Aufgabe von Segmenten?
  
  
• Welche Art von Applikationen entwickelt der Hersteller?
  - Spezialisiert auf Branchenlösungen, Standardlösungen oder Individuallösungen?
  - Kennt der Hersteller die Bedürfnisse meiner Branche?
  

Der letzte Fragenkomplex führt bereits in Richtung der anvisierten Lösung. Es ist ganz wichtig sich vor Augen zu führen, dass Geschäftsprozesse sehr unterschiedlich gestaltet sind von Branche zu Branche und teilweise sogar innerhalb der Branche von Firma zu Firma, primär abhängig von der Grösse der Unternehmung.
Das bedeutet, dass eine für die Industrie oder den Handel geschriebene Lösung in einem Gewerbebetrieb oder bei einem Dienstleister schlicht nicht passen kann. Es macht auch keinen Sinn eine Lösung, die für Grossunternehmen entwickelt wurde in einem 15-Mann-Betrieb einzuführen.
Der erste Schritt ist also nach Lösungen zu suchen, die für die eigene Branche und für die eigene Betriebsgrösse (Micro, KMU, GU) entwickelt wurden. Was die Betriebsgrösse angeht, so ist das geplante Wachstum der nächsten 5-10 Jahre miteinzubeziehen. In vielen Branchen gibt es Verbände, die Listen mit möglichen Softwarehäusern führen, in manchen Fällen diese sogar zertifizieren. Sich bei verschiedenen Kollegen aus der Branche zu informieren, kann auch sehr hilfreich sein. Schliesslich dienen auch das Internet und Fachmessen als Fundgrube.
Die möglichen Kandidaten kann man anhand der oben erwähnten Kriterien bezüglich der Hersteller schon mal etwas ausdünnen. Bevor man sich dann aber konkret mit den einzelnen Lösungen zu beschäftigen beginnt, gilt es noch eine Hausaufgabe zu erledigen: das ungeliebte Pflichtenheft ist zu erstellen. Diese Arbeit sollte man sich nicht einsparen, denn es kommmt sonst einfach später umso mehr Arbeit zusätzlich verbunden mit Frustrationen, im schlimmsten Fall mit verlorenem Geld, hinzu.

Das Pflichtenheft
Es gibt unabhängige Berater, die sich mit der Erstellung von Pflichtenheftern beschäftigen. Falls man sehr wenig Ahnung von IT hat, kann es sinnvoll sein, eine solche externe Person beizuziehen. Das bedeutet aber nicht, dass man dann alles delegieren kann und sich nicht selber voll dafür
engagieren muss, denn sonst resultiert nur ein teurer Papiermoloch, der mit dem eigenen Unternehmen wenig zu tun hat.
Es ist nämlich ganz wichtig, sich selber erst einmal Gedanken zu machen, was denn eigentlich die wichtigen Geschäftsprozesse sind und wie diese abgewickelt werden.

• Wo liegen die Spezialitäten meiner Firma?
• Wie unterscheide ich mich am Markt?
• Was mache ich speziell in der Ausführung?
  

Gerade dort, wo ich meine Stärken habe, kann es sein, dass diese von einer Lösung nicht unterstützt werden, weil sie eben besonders sind und damit einem Softwarehersteller nicht bekannt. Aber die eigenen Stärken müssen unterstützt werden von der neuen Lösung, sonst verliere ich am Markt den Vorteil.
Es macht also keinen Sinn, das hinterletzte Detail oder gar einen Datenbankbeschrieb in ein Pflichtenheft aufzunehmen, jedenfalls nicht im Normalfall. Individuieren Sie die wichtigen Prozesse in Ihrem Unternehmen und beschreiben Sie diese sehr detailliert. Achten Sie darauf, dass die neue Lösung Sie in diesen Prozessen gut unterstützt.

Die Lösung
Sie haben ein Pflichtenheft und wissen deshalb, welche Geschäftsvorfälle für Sie von entscheidender Wichtigkeit sind. Lassen Sie sich diese Abläufe zeigen. Organisieren Sie einen Workshop mit den drei bis fünf Herstellern, die Ihnen aufgrund der Kriterien zum Hersteller am besten passen. Laden Sie sie ein, nehmen Sie sich Zeit. Es lohnt sich auf jeden Fall, denn die falsche Lösung gewählt zu haben, wird Sie in der Zukunft viel mehr Zeit, Geld und Nerven kosten als eine gute Abklärung.
Nehmen Sie ins Team, das am Workshop von ihrer Firma aus mitmacht, diejenigen Mitarbeiter auf, die anschliessend diese Geschäftsfälle auch mit der Software durchführen müssen. Das hat zwei Vorteile:

• Die Mitarbeiter fühlen sich einbezogen in die Entscheidung und werden die neue Lösung besser akzeptieren und schneller umsetzen;
• Die Mitarbeiter haben konkrete Erfahrung mit der bestehenden Lösung, wissen um wichtige Details und können praxisnahe Fragen stellen.
  

Lassen Sie am Workshop aktuelle Geschäftsfälle abwickeln, am besten solche, die Sie soeben auf dem bestehenden System verarbeitet haben. Lassen Sie sich die Geschäftsfälle von Anfang bis Ende zeigen, inklusive den notwendigen Resultaten: Listen, Dokumente, Rapporte, usw. Vergleichen Sie die Resultate mit denjenigen aus der aktuellen Praxis.

Vergessen Sie nicht, dass Sie und Ihre Mitarbeiter anschliessend täglich mit der neuen Lösung arbeiten werden. Das sollte mehr eine Freude sein als ein Müssen. Achten Sie darum auch auf die Oberfläche, die Benutzerführung:

• Wie einfach oder umständlich ist es nach Einträgen zu suchen oder neue zu erfassen
• Können Stamm- und Bewegungsdaten parallel gepflegt werden oder muss zum Beispiel eine Offerte zuerst verlassen und dann wieder geöffnet werden, um einen neuen Artikel erfassen und gleich verwenden zu können?
• Ist die Oberfläche gut strukturiert, klar gegliedert, sind die Felder sauber bezeichnet, werden wenige Schriftarten und wenige Farben verwendet. Hat man das Gefühl sich auf Anhieb zurechtzufinden.
  

Die Kosten
Zu denjenigen zwei bis drei Lösungen, die Ihnen im Workshop am besten gefallen haben, lassen Sie sich Offerten unterbreiten. Die Offerten sollten klar gegliedert sein und folgende Bereiche umfassen:

• Einmalige Lizenzkosten.
  Diese Position fällt weg, falls Sie sich für ein Mietmodell bzw. SaaS (Software as a Service, "Software auf der Steckdose") entscheiden. Falls dem so ist, so müssen Sie, um einen Kostenvergleich mit anderen Lizenzmodellen anstellen zu können, die Gesamtkosten von Lizenzen und Wartung über 5 Jahre hinweg zusammenrechnen.
• Softwarewartung oder Zeitlizenzen.
  Was kostet jährlich der Vertrag, um immer die aktuellste Version zur Verfügung zu haben,
  wenn Sie die Lizenzen einmalig, also ohne Zeitlimite, gekauft haben. Was kosten die Miet- oder SaaS-Verträge, bei denen die zeitlichen Lizenzkosten mit den Aktualisierungskosten verbunden sind und nicht separat ausgewiesen werden.
• Projektkosten.
  Hier gehören Abklärungen während dem Projektstart, die Installation der Lösung, die Parametrisierung also Anpassung der Software, die Ausbildung der Mitarbeiter, die Projektleitung, die Abnahme und allenfalls notwendige Spezialentwicklungen dazu, falls die Software nicht durch die Parametrisierung alleine an die Notwendigkeiten des Unternehmens angepasst werden kann. In der Regel sind die Projektkosten in einer ähnlichen Grössenordnung wie die einmaligen Lizenzkosten. Lassen Sie sich nicht von Offerten verführen, die für die Einführung einer kompletten Businesslösung nur wenige Stunden Anpassung und
• Ausbildung einbeziehen.
  Selbsterklärende Software gibt es nicht, jedenfalls nicht im ERP Bereich.
• Wiederkehrende Kosten.
  Mit welchen jährlichen Kosten ausserhalb der Softwarewartung ist zu rechnen. Wie wird zB die Hotline abgerechnet? Sie kann im Wartungsvertrag inbegriffen sein, es kann ein zusätzlicher Vertrag sein oder nach Aufwand fakturiert werden. Wie teuer kommen die jährlichen Updates in Bezug auf die Umsetzung. Braucht es dazu spezialisiertes Personal des Herstellers?
  

Spezialentwicklungen
Falls dies notwendig sein sollte, dann ist es meist ein beträchtlicher Kostenpunkt. Das ist aber nicht das schlimmste, wenn dafür der Nutzen klar ist. Entscheidend ist, dass diese Anpassungen im Standard integriert werden. Denn wenn diese Zusätze nur lokal für Sie geschrieben und eingepasst wurden, dann werden Sie über die gesamte Lebenszeit der Lösung Schwierigkeiten haben. Nämlich immer dann, wenn ein Update gefahren werden muss oder Sie ein Supportproblem haben.

Die Chemie
Was soll nun die Chemie in der Informatik? Zum Schluss sollten Sie sich mit denjenigen Personen zusammensetzen und sie kennenlernen, die bei Ihnen im Hause die Lösung einführen werden, also mindestens den Projektleiter, der die Abklärungen und die dazugehörende Parametrisierung vollzieht. Wenn Sie vor Beginn schon Kommunikationsprobleme spüren, dann wird es sehr schwierig in einer heiklen Situation eine gute Lösung zu finden. Sie werden dabei auch feststellen können, ob sich Ihr Partner in ihrer Branche auskennt und weiss wovon er spricht.

Die Umsetzung
Lassen Sie sich einen Terminplan für die Umsetzung anfertigen. Vergessen Sie nicht, dass Ihr Team stark beansprucht wird von den Abklärungen und der Ausbildung. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig, stellen Sie die entsprechenden Ressourcen frei und motivieren Sie, indem Sie die Vorteile der neuen Lösung beschreiben. Wenn Sie intern unter Druck sind, die Akzeptanz der Mitarbeiter fehlt oder nicht genügend Zeit für das Projekt zur Verfügung steht, dann wird auch der beste Projektleiter Mühe bekunden, das Projekt zum Gelingen zu bringen.

© 18.11.2009 Reto B. Camenzind

ARCO Software AG
alte Landstrasse 19
8942 Oberrieden
Tel 044 723 90 90
arco@arcosoftware.com
www.arcosoftware.com